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因公出国工作流程

2022-03-03


办理因公出国流程

  一、 出国计划和备案

       1.90天以下因公出访者随时填报出国计划;出国计划实行网上申报,请登录学校主页网上办事服务大厅-国际、港澳台-因公出国(境)。宁波大学附属医院的出国计划申报由附属医院办公室转发通知,统一把内容汇总到国际处备案。计划申报完成后,进入“出国/境备案”填报并提交

       2.90天(含)以上因公出访者,无需填报出国计划,直接进入“出国/境备案”填报并提交

       3.持有国外护照的教职工,也需要申报出国计划及备案。

二、申请出国任务批件(请同时仔细阅读第四项——注意事项)

  出国任务批件实行网上申报,请直接进入学校主页网上办事服务大厅-(服务类别中的)国际、港澳台-因公出国(境),进行网上申报

  出访人员需及时查看申报系统中的审核状态与任务批件编号,若任务批件编号处已显示编号,可到我处来领取《任务批件》及《浙江省省本级因公临时出国经费预算审核表》(安中大楼603室)。

   办理流程

       (1). 出访人员完成网上申报,联系人:董新,邮箱:dongxing@nbu.edu.cn,电话:0574-87600294/888294/15088400236/570236(短号),地址:安中大楼603

         持有国外护照的教职工同样需要完成网上申报程序。待审核通过后,直接可打印《宁波大学因公临时出国(境)人员备案表》,然后凭此备案表和票据,出访结束后,直接办理报销。

            以下流程适用于持中国护照出访的教职工。

       (2). 出访人员材料上报国际处后,国际处进行内部公文程序。

       (3). 国际处进行出访公示。

       (4). 国际处将任务上报省外办,申请任务批件。

       (5). 出访人员及时在申报系统查询批件,随后前来领取(上报省外办后,学术类一般2-3周批件下达学校,行政类出访一般4-6周批件下达学校)。拿到批件后,可以开始办理护照、签证和换汇。换汇程序请参看“因公换汇核销流程”。请出访人员到安中大楼603自助服务区领取“出国批件”。

       (6). 等待省外办下达任务批件的同时,为节约时间出访人员就可以开始同步办理护照签证。出访人员到国际合作处网站-教师出国-表格下载栏目内,下载“因公出国(境)手续同步办理申请表”,填写、打印。学校因公出国派出文件准备好时,国际处通知出访人员开始同步办理手续。出访人员持同步办理申请表(加盖国际处公章)、学校因公出国派出文件(由国际合作处准备)以及以下栏目三的材料(除任务批件原件1份外),前往市行政服务中心同步办理护照签证。

       (7). 出访人员前来进行护照和签证同步办理手续或领取批件的时候,请同时准备身份证正反面复印件1份,到国际合作处加盖部门公章,供办理护照签证需要。

        (8). 出访人员前来领取批件的时候需要在安中大楼603自助服务区领取“保密协定”(和出访批件放在一起)。如果团组是多人,每个团组使用一份保密协定,每位团组成员在保密协定上签字。如果是代领批件,需要代领人员把“保密协定”带回给出访人员,签字后,再交还至安中大楼603自助服务区

        (9).针对梅山校区出访人员的出国管理服务,国际合作处已经开通邮寄服务。出访人员可以选择邮寄或者前来领取材料。在出访人员同意的前提下,国际合作处把相关材料邮寄到出访人员指定的收件地址。同时,国际合作处也接受出访人员邮寄材料。出访人员请以短信或者邮件的形式,告知董新老师邮寄地址(邮箱:dongxing@nbu.edu.cn,电话:570236短号)。        

   

三、办理护照和签证(请留意自己常用的电子邮箱;请同时仔细阅读第四项——注意事项,)

   无论老师是否有无因公护照,都需要进行护照签证手续的办理,并提供以下材料。

   1. 护照

       (1). 如果是90天以下的出访,为临时短期因公出访,需要办理因公护照出行。如果是90天以上的出访,为长期因公出访,持因私护照出访。

       (2). 出访人员准备表3-a至3-d栏目的纸质材料,并携带以下材料自行到宁波市国际交流服务中心办理;地址:宁波市宁穿路1901号(市行政服务中心2楼E区)。

       (3). 以下表格仅供参考;具体内容和表格,详见宁波市国际交流服务中心网站:http://www.nbgjzx.com/NewsList.aspx?CategoryId=42

           3-a. 《申请出国手续综合表》1份(国际合作处网站-教师出国-表格下载);

            或《申请出国手续综合表-英国专用》1份(国际合作处网站-教师出国-表格下载);

            或《申请出国手续综合表-美国专用》1份(国际合作处网站-教师出国-表格下载);

           3-b.《外文邀请函》2份;

           3-c. 身份证正反面复印件(加盖国际处公章)1份;

           3-d. 任务批件原件1份(没有蓝章(“供汇联浙江省外办”)的那份原件;如果办理了同步护照和签证手续,该材料可以不提供;流程见上);

           3-e.《二维码表格》1套;(这套表格请自行到宁波市对外服务中心当场办理;需提供身份证复印件;出访用标准照片和照片回执单可现场办理)。

    2. 签证

       (1)不同国家,签证的所需材料也不同;具体内容和表格,请详见宁波市国际交流服务中心网站,并自行前往办理。http://www.nbgjzx.com/NewsList.aspx?CategoryId=42

(2) 因办理因公出国所需组织机构代码证、营业执照等常见证明,需要加盖学校公章;请先到国际合作处网站-教师出国-表格下载处,下载、填写和打印“印信登记表”(国际处网站——教师出国——表格下载),然后到国际合作处董新老师处加盖国际合作处公章,最后到安中大楼7楼校长办公室徐舟萍老师处领取证明并加盖学校公章。

   (3) 签证用派遣书,请先到国际合作处网站-教师出国-表格下载处,下载、填写和打印出“派遣书”,请用带有学院或部门名称的抬头纸(正式信笺纸)打印。如果学院或者部门没有正式有抬头的信笺纸,请到国际合作处走廊墙壁上的“资料自取”栏自助领取国际合作处信笺纸。派遣书还需要加盖宁波大学公章,请同时准备印信表,流程同上(签证第2项)。如果去多个国家,每一个国家分别准备一份派遣单。即,一个国家一份派遣单。

     3. 出访结束后一周内,请返还证照到宁波大学国际处董新老师处或自行前往宁波市国际交流服务中心。


四、注意事项

   1. 学生出访不需上报计划、也不需要出国任务批件,按相关规定办理校内临时因公出国手续、借款及核销手续即可。一个月以下的学生出访,校内备案流程参加国际合作处网站-海外学习-通知公告http://wsc.nbu.edu.cn/Admin/Ningda/exchange_common?59713da3-3bd0-e811-9d05-00505686a23d?Mod=Bulletin。表格在国际合作处网站-海外学习-表格下载宁波大学学生因公临时出国(境)备案表。

   2. 学术类出访一般是指教学科研人员参加学术会议、科研合作参演、参赛、研修、进修/访学、援外、参展等,其余均属于行政类出访范畴。

   3. 请预留足够时间办理批件、护照和签证。学术类出发批件请提前至少4周办理;行政类出访批件请提前至少8周办理。

   4. 申请批件空白表格和模板、印信登记表和派遣书等请在国际处网站——教师出国——表格下载栏目中下载。

   5. 出国相关规定请详见国际处网站—教师出国规章制度。

   6. 网上申报后,请及时关注信息反馈和办事进度。如果材料需要修改或补充,工作人员会及时通过申报系统反馈。

   7. 因公护照和签证请出访人员自行前往宁波市国际交流服务中心办理,具体内容和表格,请详见宁波市国际交流服务中心网站。

   8. 出访人员领取护照和签证的时候,必须补交任务批件原件才能够在市行政服务中心领取。补交批件后2-3天后,需要再次前往领取护照签证。

http://www.nbgjzx.com/NewsList.aspx?CategoryId=42

          办理地址:宁波市宁穿路1901号(市行政服务中心2楼E区)。

      9. 如果前往免签国家(地区),出访人员领取护照时,市外办会同时出具“出境证明”。出访时,请务必携带该“出境证明”,出国(境)时需要。